Telefón,fax: 032 - 6580536

* Patrí správa registratúry v podnikateľskej sfére do starého železa?
    V poslednej dobe sme mnohokrát počuli otázku, či je vôbec možné, alebo potrebné aby štát ukladal povinnosti na úseku správy informácií malým i veľkým súkromným subjektom. Vzhľadom k tomu, že súčasná doba - doba tzv. Informatizácie spoločnosti -  so sebou prináša nielen nárast množstva informácií, ale aj potrebu ich spravovania tak aby nás nezahltili, ale najmä potrebu zavedenia systému, ktorý ich dokáže spravovať, ochraňovať a bezpečne likvidovať po uplynutí prevádzkovej lehoty. 

    Keďže tento problém nie je len výsostným problémom Slovenska, skúsme sa pozrieť ako sa s ním vysporiadavajú napríklad v USA. Aj napriek tomu, že čerpanie informácií z hľadiska budovania historického dedičstva  nie je  na prvom mieste, je systém uchovávania informácií a ich ukladania po stanovené lehoty veľmi podobný nášmu  ako môžete vidieť na niektorých www stránkach viď. odkazy nižšie.   Dôraz sa kladie na

• systém uchovávania informácií na základe federálnych regulačných opatrení, iných štátnych opatrení, lokálnych predpisov ako aj iných právnych záležitostí s rešpektovaním legislatívy v danom prostredí.

• informácie sú uchovávané z rôznych dôvodov. Napr. legislatívou, pre prípad obchodnýc h súdnych sporov, prevencie kriminality a pod.

• zvýšenie ochrany spotrebiteľa, odberateľa - systém zaobchádzania s informáciami v obchodnom styku a ich ochrana pred zneužitím napr. v konkurenčnom boji. (firma, ktorá má chaos v informáciach, ktoré jej ako zákazník, či partner  poskytujem nemôže mať  dôveru).  Chrániť možno len informácie o ktorých vieme nielen že ich máme ale najmä kde ich máme a ako dlho ich potrebujeme.

• systém zaistenia informácií proti ich zneužitiu vrátane ich bezpečnej skartácie po uplynutí príslušnej lehoty.

• systém zaobchádzania s účtovnými,  audítorskými a obchodnými informáciami. (predpísané lehoty, zákaz ničenia informácií po vyhlásení konkurzu.... - ako dôsledok poučenia sa z krachu niektorých firiem a pod.)

Pre tých, ktorí nemajú možnosť si pozrieť príslušný manuál modernej firmy sme pripravili niekoľko internetových odkazov na stránky zaoberajúce sa touto problematikou v zámorí :
(kto má problém s anglickým jazykom môže využiť napr. tento prekladač stránok)

Odporúčaný "Registratúrny plán" pre malé firmy. 

"Registratúrny plán" s uvedením lehôt ako aj orgánov, ktoré vyžadujú uchovanie záznamov po stanovenú dobu.

Iná forma  "registratúrneho plánu". Ako vidno aj v iných krajinách sa podrobne zaoberajú touto problematikou. Skúste napr. svojmu riaditeľovi povedať, že jeho poznámkový blok by sa mal archivovať počas celej doby trvania firmy (viď. položka Minute books of directors)  - odhadujem, že Vás bude mať za poriadneho blázna - ale to už je naša  slovenská mentalita.

Pravidlá pre uchovávanie a skartáciu zákazníckej agendy - časť 682 komerčné pravidlo č. 16.

Diskusia a komentáre k pravidlám.

    Ako vidno systémy správy záznamov a dokumentov definované medzinárodnými normami ISO 15 489  - Records management standard ako aj IEC resp. EN 82045 Document management (zavádzané na báze dobrovolnosti) neriešia v plnom rozsahu všetky problémy spojené so správou informácií v modernej spoločnosti (napr. vo vzťahoch firma <-> firma, firma <-> štát, firma -> nezávislý súd -> iná firma, firma <-> zákazník) a je potrebné ich vhodným spôsobom v niektorých oblastiach doplniť aj pravidlami ktoré sú pre podnikateľské subjekty záväzné.

* Zvoliť automatizovaný či manuálny systém?
    manuálny systém správy registratúry je použiteľný v malých spoločnostiach a tam kde sú na to vhodné personálne podmienky. Viac informácií k tomuto problému nájdete v tomto dokumente.

* Na čo slúži registratúrny plán?
    Registratúrny plán člení registratúru pôvodcu do vecných skupín a týmto skupinám priraďuje registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.  Napriek tomu, že mnohým táto definícia nič nové nepovie, je registratúrny plán a jeho dodržiavanie v praxi kľúčovým problémom každej právnickej osoby. V súčasnej dobe, kedy množstvo informácií v jednotlivých vedných odboroch narastá priam geometrickým radom, je paradoxom, že aj obrovské množstvo informácií, ktoré máme z dostupných zdrojov k dispozícii, je nám mnohokrát na nič, ak tieto informácie nemáme systematicky utriedené tak, aby sme sa vedeli okamžite a správne rozhodnúť, ak nemáme medzi vzájomne sa doplňujúcimi a súvisiacimi informáciami vytvorené aspoň logické väzby a pod. Nie je podstatné či sa do usporiadavania všetkých informácií vo firme  pustíte na základe toho, že sa pri rozhodovaní neviete dopracovať k relevantným informáciam, alebo na základe toho, že zákon č. 395/2002 Zz. vám to priamo ukladá alebo na základe toho, že chcete byť kompatibilný s európskymi alebo svetovými partnermi a zavádzate integrovaný systém riadenia a pod. V každom prípade je treba členenie informácií  vo svojej firme brať veľmi vážne. Od toho, ako si firemné informácie rozčleníte, bude záležať, koľko námahy, času a úsilia budete musieť v budúcnosti vynaložiť na na ich vyhľadávanie a prístup k nim - či sa budete v pracovnom čase venovať hľadaniu informácií, alebo ich využitiu pre rozvoj firmy. Rovnako ako naša legislatíva, tak aj medzinárodné normy  ustanovujú potrebu členenia informácií a ich vzájomného prepojenia.  Vypracovanie registratúrneho plánu je príležitosťou pre vykonanie "inventúry informácií"  a  ich zmysluplné rozčlenenie.

    Neodborne vypracovaný registratúrny plán, bez podrobnej znalosti procesov vo firme a k nim  viažucich sa dokumentov, bez preskúmania,  ako ktorý referent ukladá a potrebuje ukladať informácie a ďalších dôležitýc h podkladov, je len  obyčajný papier, ktorý k ničomu nepomôže. 

* Aký je rozdiel medzi manuálnym a automatizovaným systémom správy registratúry?
     Z pohľadu legislatívy žiadny. Z pohľadu toho aké druhy registratúrnych záznamov sa v organizácii vyskytujú je však rozdiel obrovský. 

     V prípade ak organizácia dospela do štádia, kedy moderné komunikačné a automatizačné technológie využíva nielen na vedenie účtovníctva, resp. ako náhradu písacieho stroja, ale najmä pre komunikáciu so svojimi partnermi a zákazníkmi, dochádza k výraznej zmene pomeru medzi klasickými písomnými a elektronickými registratúrnymi záznamami. Toto sa odrazí vo veľkom množstve najmä záznamov doručených a odosielaných elektronickou poštou. Manuálny systém v takýchto organizáciach nezaistí evidenciu všetkých potrebnýc h registratúrnych záznamov (viď ďalej).

    A čo na to systém kvality? Ten neukladá ako sa má s registratúrnym záznamom naložiť, ako ho presne evidovať atď. Systém len hovorí, že je treba popísať systém práce s registratúrnym záznamom od jeho vzniku až po jeho likvidáciu a potom tento systém dodržiavať. Ak si spoločnosť  ktorá využíva vo veľkom rozsahu elektronickú poštu zavedie manuálny poriadok, štatny archív jej ho schváli. Tak isto  registratúrny poriadok pre manuálny systém správy registratúry  prejde bez problémov  aj auditom systému kvality. Problém však nastane pri následných auditoch, resp. pri kontrole MV SR. Vtedy sa zistí, že zamestnanci nemajú čas tlačiť každú správu elektronickej pošty a ani čas  tieto správy chodiť evidovať k najbližšiemu registratúrnemu denníku a následne ešte ísť zahlásiť ako bol záznam vybavený a kde je uložený. Záverom auditu teda bude skutočnosť že firma si dala úlohy, ktoré nie je schopná plniť. Ak by aj zamestnanci každý mail tlačili a riadne evidovali, výhradou auditora bude skutočnosť, že sa organizácia dopúšťa konania, ktoré je v rozpore so správaním sa k životnému prostrediu, ktoré definuje norma ISO 14000 (systematická tvorba odpadu tlačou záznamov, ktoré sú v registratúrnom pláne predmetom budúcej skartácie).  

* Čo musí automatizovaný systém odbornej správy registratúry splňovať?
     Zákon ani vyhláška nestanoví konkrétne požiadavky na automatizovaný systém správy registratúry. Tu je však nutné povedať, že existuje mnoho rôznych systémov. Nie všetky sú tvorené s ohľadom na správu registratúry v našich legislatívnyc h podmienkach. Spravidla ide o systémy, ktoré zaisťujú evidenciu registratúrnyc h záznamov a manipuláciu s nimi. Nie všetky systémy však riešia procesy, ktoré sú nutné k tomu, aby sa organizácia zbavila nakomplikovanejších a najpracnejších procesov v oblasti správy registratúrnych záznamov. Vzhľadom k tomu, že skutočnosť, či systém skutočne zaisťuje procesy odbornej správy registratúry sa prejaví až po niekoľkých rokoch používania systému (spravidla pri vyraďovacích konaniach a pod.) je veľmi ťažko odhadnúť na základe obchodných a reklamných informácií či automatizovaný systém správy registratúry organizácii pomôže, alebo skomplikuje život za nemalé náklady. 

      Kvalitný automatizovaný  systém správy registratúry musí okrem evidencie zaisťovať postupné a niekoľkostupňové zatriedenie a usporiadanie registratúrnych záznamov tak aby pri ich preberaní do registratúrneho strediska a hlavne pri vyraďovaní  nebolo nutné nič preusporiadavať. Majte napamäti, že systém ktorý  neusporiadava môže narobiť nielen starosti pri vyraďovaní a kontrolách, ale najmä môže poriadne zvýšiť náklady v budúcnosti. Kritérium pre hodnotenie funkčnosti nie je len počet a dru h koloniek v evidenčnej knihe !!!

 * Zákon 395/2002 Z.z. ani vyhláška č. 628/2002 Z.z. už neukladá povinnosť vedenia riadnej spisovej evidencie. Znamená to že už nie je potrebné viesť evidenciu registratúrnych záznamov formou spisovej evidencie?
       Zákon ani vyhláška síce túto povinnosť už nespomína, avšak vyhláška č.628/2002 Z.z. stanovuje, že jedným z  hlavných kritérií pri hodnotení hodnovernosti registratúrneho záznamu je číslo spisu, do ktorého registratúrny záznam patrí a taktiež definuje, že lehota uloženia registratúrneho záznamu začína plynúť prvého januára roku, ktorý nasleduje po roku, kedy bol spis uzatvorený. Riadna spisová evidencia je asi najdôležitejším predpokladom pre dobre fungujúci systém odbornej správy registratúry.  

 * Naša firma nemá doposiaľ vypracovaný a schválený registratúrny poriadok. Do kedy od účinnosti zákona 395/2002Z.z. tak musí učiniť?
       Firma je povinná vypracovať a MV SR cestou príslušného archívu predložiť na schválenie registratúrny poriadok a registratúrny plán ihneď po svojom vzniku. Povinnosť mať vypracované tieto smernice nie je ničím novým. Táto povinnosť platila aj v dobe pred účinnosťou zákona č. 395/2002Z.z.  Odpoveď teda znie - mala tak učiniť už dávno. V prípade ak má firma vypracovaný tzv. spisový poriadok  a spisový plán podľa legislatívy platnej do účinnosti zákona č. 395/2002 Z.z., je v zmysle §43 ods. 1 vyhlášky č. 628/2002 Z.z. povinná upraviť tieto smernice v súlade s §9 vyhlášky najneskôr s účinnosťou od 1.1. 2008  a predložiť ich na schválenie do 30.6.2007  - toto ustanovenie sa firiem, ktoré doposiaľ nemajú vypracovaný spisový - registratúrny poriadok a plán netýka !

* Je potrebné zaistiť aj evidenciu správ elektronickej pošty?
     V zmysle  zákona číslo 395/2002 Zz. sa pod pojmom registratúrny záznam  rozumie aká koľvek informácia na akomkoľvek nosiči, ktorú pôvodca registratúry zaevidoval. Počítačové súbory,  správy elektronickej pošty, faxy, magnetofónové kazety, videokazety a pod. pokliaľ obsahujú takéto informácie sú teda registratúrnym záznamom, rovnako ako klasické papierové písomnosti. Zo zákona je právnická osoba povinná zaistiť evidenciu, ale aj trvanlivosť registratúrnych záznamov bez ohľadu na ich formu a spôsob. Z toho vyplýva že správy elektronickej pošty (tie ktoré majú prevádzkovú, alebo/a dokumentárnu hodnotu) je potrebné evidovať v spisoch do ktorých svojim obsahom spadajú spoločne s klasickými papierovými dokumentami. Správy, ktoré spadajú do vecnej skupiny, ktorá má trvalú archívnu hodnotu sa na papierový nosič musia vždy vytlačiť a označiť údajmi z registratúrneho denníka ako aj znakom hodnoty a lehotou uloženia.
    Na tomto mieste je treba ale povedať, že evidencia správ elektronickej pošty v klasickom manuálnom registratúrnom denníku je možná len po vytlačení správ, alebo ich príloh na papier a ich prepojení so záznamom v denníku prostredníctvom vyznačenia čísla spisu na takto vytlačenom zázname.Toto však nie je možné v spoločnostiach ktoré majú zavedený systém environmentálneho manažérstva v zmysle noriem ISO 14000, alebo integrovaný systém riadenia vzhľadom k tomu, že tlačením správ, ktoré nemajú trvalú archívnu hodnotu, vlastne spoločnosť vedome vytvára  odpad, tým že  po uplynutí lehoty uloženia správ, ktoré nie sú označené znakom hodnoty "A" sa tieto budú ničiť.  T.j. už pri vzniku takejto písomnosti vieme že za X rokov bude zničená. Preto jej úschova a zaistenie trvanlivosti v pôvodnej - elektronickej podobe je omnoho čistejším a voči životnému prostrediu šetrnejším riešením. 
    Pred zavedením systému správy registratúry by teda mala spoločnosť zohľadniť svoju vlastnú vyspelosť v oblasti využívania modernýc h informačných a komunikačných technológií a až na základe toho sa rophodnúť pre zavedenie manuálneho, alebo automatizovaného systému správy registratúry.

* Aký je rozdiel medzi automatizovaným systémom odbornej správy registratúry (ASOSR) a klasickými systémami na bázi document image processingu (DIP), elektronického manažmentu dokumentov (DMS), resp.  groupwareovými systémami alebo systémami pre elektronickú archiváciu písomností?     
       Základným rozdielom je skutočnosť, že automatizovaný systém odbornej správy registratúry okrem funkcií, ktoré sú charakteristické pre všetky spomínané systémy zaisťuje i riadnu spisovú evidenciu v zmysle platnej legislatívy už v procese vzniku (resp. doručenia) Registratúrnych záznamov (písomnosti a elektronických súborov), zaisťuje členenie agendy spoločnosti do vecných skupín podľa schváleného plánu, umožňuje prehľadné ukladanie písomností a elektronických záznamov po dobu stanovených lehôt uloženia (často mylne nazývanú ako archivácia) a vytvára predpoklady pre riadne vyraďovacie  konania (proces kedy sa nepotrebné písomnosti likvidujú a písomnosti, ktoré majú archívnu hodnotu prechádzajú do podnikového, resp. štátneho archívu). Samozrejme ASOSP nie je určený len pre odborných pracovníkov, ktorí v spoločnosti zaisťujú evidenciu písomností a odborné spisové práce. ASOSP by mal obsahovať aj funkcie, ktoré sú nevyhnutné pre fázu vybavovania písomností, kedy je potrebné zaistiť aby s jedným dokumentom mohlo súčasne pracovať viac pracovníkov, aby dokumenty mohli byť vytvárané na základe preddefinovaných a schválených šablón, prevádzané z papierovej do elektronickej formy, odosielané a prijímané elektronickou poštou a iné. ASOSP je určený rovnako pre odborných pracovníkov, zaisťujúcich evidenciu písomností ako aj pre manažment spoločnosti, ktorý potom čerpá informácie z centrálnej evidencie. DMS funkcie mu poskytujú rýchly a jednoduchý prístup nielen k evidenčným údajom (napr. vybavenosť vecí), ale aj k elektronickým dokumentom.

* Chystáme sa vo firme zaviesť intranetový systém správy technickej dokumentácie. Aké zásady by mal náš systém splňovať?
      Technická dokumentácia, či už ide o dokumentáciu stavieb, alebo o výrobnú dokumentáciu, je rovnako ako každá odborná agenda (napr. účtovná, personálna a pod.) súčasťou celkovej agendy spoločnosti a má svoje miesto v registratúrnom pláne spoločnosti. Pre jej spracovanie a ukladanie  však platia určité odlišnosti. Podstatné je, že aj takáto dokumentácia musí byť vyraďovaná v súlade s registratúrnym plánom organizácie. Mimo vyra´dovacieho konania nesmie byť takáto dokumentácia vyradená.

* Musia mať písomné dokumenty predpísanú formálnu úpravu?
       Konkrétna formálna úprava firemných písomností síce nie povinnou záležitosťou, avšak najmä spoločnosti, ktoré prechádzajú na zavedenie systému manažmentu kvality v zmysle noriem ISO 9001:2000, ale aj ostatné spoločnosti, ktoré si to môžu dovoliť, by mali mať na zreteli, že možno viac ako čokolvek iné  formálna úprava ich písomností ich reprezentuje navonok. Zavedením formálnej úpravy písomností v zmysle príslušných štátnych noriem (tieto majú len odporúčajúci charakter) tak dávajú svojim partnerom i klientom na vedomie, že aj v tejto na pohľad banálnej oblasti sa riadia platnými STN. Povinnosť uvádzať niektoré údaje je obsiahnutá aj v obchodnom zákonníku.

* V našej firme evidujeme poštu pomocou programu pre evidenciu došlej pošty a programu pre evidenciu odoslanej pošty. Musí sa tento systém evidencie pošty premietnuť do spisového poriadku spoločnosti ?
      # Systém evidencie písomností, bez ohľadu na to či sa jedná o manuálny, alebo elektronický musia byť obsiahnuté v registratúrnom poriadku spoločnosti.
     # Keďže na evidenciu pošty používate zrejme dva programy, dovolím si Vás upozorniť na skutočnosť, že takýto systém evidencie nezodpovedá zásadám pre odbornú správu registratúry, kde jadrom celého systému je tzv. spisová evidencia, ktorá je orientovaná vecne - všetko čo sa týka jednej veci je evidované pod jedným číslom spisu bez ohľadu na to či je to došlá alebo odoslaná pošta.